Trong khi email gửi bạn hữu có thể đựng sai sót ngữ pháp và ko gây rấm rứt, email bàn luận công việc đề nghị chỉn chu hơn để để lại ấn tượng tốt với quí khách và hợp tác. Trang My English Teacher chia sẻ một vài lưu ý để cải thiện kỹ năng viết email lý tưởng.
1. Tiêu đề
Dòng tựa đề trong mỗi email rất quan trọng. Bạn cần tóm tắt một cách ngắn gọn và rõ rệt nội dung chính của email. Ví dụ: Summary of Our Meeting with ABC Suppliers (Bản tóm lược cuộc họp với nhà cung ứng ABC).
2. thu ngắn câu
Đừng khiến email trở lên quá tải bởi nhiều thuật ngữ đầy tính phương tiện kỹ thuật hoặc cụm từ dài. Bạn có thể sử dụng câu ghép tuy thế hãy bảo đảm ko gây khó hiểu cho người đọc. Một lỗi thường gặp của người học tiếng Anh là quyết chí dịch từng chữ từ ngôn ngữ mẹ ruột, khiến ngữ pháp và cách sử dụng từ không chuẩn. nguyên tắc phổ biến rộng rãi mà bạn có thể sử dụng gói gọn trong từ KISS - Keep It Short and Simple (giữ câu ngắn và đơn giản).
 |
| Viết email là kỹ năng cấp thiết trong việc làm. Ảnh: Shutterstock |
3. Nghĩ về đối tượng nhận email
Người nhận là đồng nghiệp, quí khách hay sếp của bạn? Đây là email trang trọng hay gần gũi thân mật? hầu hết email việc làm thời nay đều có giọng điệu trung tính. Hãy lưu ý một vài khác lạ giữa hai cách diễn đạt.
a. cám ơn vì đã gửi email cho tôi vào ngày 15 tháng 2.
- Thân mật: Thanks for emailing me on 15th February.
- trang trọng: Thank you for your email dated 15th February.
b. Xin lỗi, tôi chưa thể làm được.
- Thân mật: Sorry, I can't make it.
- Trang trọng: I am afraid I will not be able to attend.
c. đề ra yêu cầu:
- Thân mật: Can you...?
- Trang trọng: I was wondering if you could...
Một số email gửi đồng nghiệp có thể được viết dưới dạng thân thiết do bạn đã công tác với họ trong quãng thời gian dài và nắm rõ nhau. Trong hoàn cảnh này, bạn có thể áp dụng các cụm từ quen thuộc trong đối thoại thường ngày như "Don't forget" (đừng quên), "Catch you later" (gặp lại sau), "Cheers" (hoan hô). Người nhận cũng dễ dàng chấp nhận hoặc bỏ quá lỗi ngữ pháp nhỏ trong email dạng này.
Tuy nhiên, trong email gửi quí khách hoặc đồng nghiệp cấp cao hơn, sử dụng sai ngữ pháp hay nói chuyện theo cá tính suồng sã sẽ khó được chấp thuận.
4. rà lỗi viết hoa, chính tả và ngữ pháp cơ bản
Viết email cũng chính là cách bạn bộc lộ hình ảnh trong công việc. thành thử, hãy dành thời gian để chỉnh sửa nội dung kỹ lưỡng trước lúc nhấn nút gửi.
5. nghĩ suy về cách thể hiện trực tiếp hay gián tiếp
Một số nơi thường có văn hóa truyền đạt trực tiếp trong thư tín điện tử. tuy nhưng, điều này có thể gây rối rắm khi bạn viết cho ai đó tại quốc gia khác bằng ngôn ngữ chẳng phải tiếng mẹ đẻ. Họ có thể đánh giá sự trực tính của bạn là thô thiển hay xúc phạm. Hãy xem xét nhiều cách biểu lộ sau đây.
a. Tôi cần cái này trong nửa tiếng.
- Trực tiếp: I need this in half an hour.
- Gián tiếp và lịch sự: Would it be possible to have this in half an hour?
b. lẽ nào sẽ hơi chậm trễ.
- Trực tiếp: There will be a delay.
- Gián tiếp: I'm afraid there may be a slight delay.
c. đó là ý kiến - quan điểm tồi.
- Trực tiếp: It's a bad idea.
- Gián tiếp: To be honest, I'm not sure if that would be a good idea.
Bằng cách điều chỉnh giọng điệu, bạn sẽ có khả năng nhận được phản hồi tốt từ người đọc.
6. Từ ngữ tích cực
Hãy nhìn trực tiếp vào nhiều từ sau: helpful/ useful (hữu ích), good question (câu hỏi hay), agreed (chấp nhận, nhất trí), together (cùng nhau), I will do my best (Tôi sẽ cố hết sức), mutual (tương hỗ, lẫn nhau), opportunity (cơ hội).
Và một số từ thuộc nhóm khác: busy (bận rộn), crisis (khủng hoảng), failure (thất bại), forget it (quên đi), I can't (Tôi không thể), it's impossible (điều đấy là bất khả thi), waste (lãng phí), hard (khó khăn).
Bạn sẽ thấy được năng lượng tích cực và tiêu cực từ hai nhóm trên. Từ ngữ bạn áp dụng diễn đạt thái độ đối với đời sống - sinh hoạt, thành ra hãy lựa chọn một cách thông minh lanh lợi.
7. Tham khảo ý kiến
Hãy thử nhờ thầy giáo tiếng Anh hoặc ai đó có trình độ tiếng Anh tốt chỉ ra phản hồi về một email mà bạn viết. Đồng thời, lúc nhận được bất kì email nào, bạn có thể tận dụng tối đa như một nguồn học tập để thay đổi theo chiều hướng tốt tiếng Anh. Hãy bắt đầu tạo bộ từ điển cho riêng mình bằng cách thu thập cụm từ mà bạn nghe và đọc được từ chung quanh. Điều này rất hữu dụng khi bạn muốn biểu đạt ý tương tự trong sau này.
Phiêu Linh
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét